Pickware – Das Shopware ERP

Pickware - Das Shopware ERP

Wir klären auf, wie Pickware dabei hilft, den Arbeitsalltag mit Shopware zu vereinfachen, wie sich Kassen und Scanner mit Shopware verbinden lassen und wie das ganze auch noch ohne viel Aufwand ablaufen kann

Warum Pickware?

Unsere Kernfragen, die wir auf dieser Seite lösen wollen

Was ist Pickware?

Postive Folgen durch den Einsatz von Pickware

Warum sollte ein ERP eingesetzt werden?

Pickware gegenüber anderen Systemen

Positive Effekte durch den Einsatz eines ERP

Kosten von Pickware

Was ist Pickware?

Pickware ist ein ERP, dass auf Shopware aufsetzt. Das besondere an Pickware gegenüber anderen ERP oder WaWi System ist, dass es sich dabei nicht um eine externe Anwendung handelt, sondern wie ein Plugin über das Shopware Backend installiert wird. 

Damit greift Pickware wie jedes andere Plugin auf die Kernfunktionen und Inhalte von Shopware zurück und lässt sich bequem über das Shopware Backend bedienen und erreichen. 

Erweiterung wie die Verwaltung der Einkaufspreise, Bestellwesen oder Lagerbestände sind somit direkt in Shopware integriert und müssen in kein weiteres System übernommen werden. Nach einer ersten Inititlalisierung stehen all diese Infos über Pickware im Shopware Backend zur Verfügung

Pickware als Kassensystem

Was Pickware darüber hinaus besonders macht, ist die Möglichkeit, es als Kassensystem einzusetzen. Mithilfe eines iPad, einer Kassenschublade, Bondrucker und Scanner wird Pickware zu einem Kassensystem in Ihrem stationären Geschäft oder auf Veranstaltungen. 

Die Anfoderungen an die Infrastruktur sind gering,  es wird lediglich eine Internetverbindung benötigt und das System ist sofort einsatzbereit. Damit kann es eine stationäre Kasse im Einzelhandel ersetzen, aber genauso gut auf Veranstaltungen oder Messen schnell zum Einsatz gebracht werden. 

Das besondere -es müssen nie wieder separat Produkte oder Preise in der Kasse gepflegt werden. Nach der Installation der Pickware App auf dem iPad, werden alle Daten vollautomatisch aus Ihrem Shopware Shop übernommen. Damit stellt Pickware die perfekte Schnittstelle zwischen der Online -und Offline Welt dar. Sobald Sie ein neues Produkt in Ihrem Onlineshop einpflegen oder einen Preis anpassen, wird dieser sofort auf Ihre Kasse übernommen. Und das Beste daran -auch die Bestände werden automatisch verwaltet. Sobald ein Verkauf über die Kasse stattfindet, senkt sich automatisch Ihr Bestand im Online Shop. Damit lohnt sich die Kasse besonders für Händler, die ihre Lagerkapazitäten gering halten wollen, oder mit Lieferanten arbeiten, welche lange Lieferzeiten für ihre Artikel haben. 

Neben der Automatisierung Ihres POS haben Sie über Shopware die gewohnten Statistiken im Backend und können sehen, wie sich Ihre stationären und Online Verkäufe entwickeln, ohne dafür kompliziert verschiedene Datenquellen zusammenführen zu müssen.

Pick & Collect

Haben Sie nicht auch schonmal davon geträumt auf einer Augenhöhe mit Größen wie Marco Polo oder Media Markt zu stehen? Pickware POS macht das möglich und gibt Ihnen die Möglichkeiten, Ihren Kunden Pick & Collect anzubieten. 

Ihr Kunde entdeckt einen Artikel im Onlineshop, möchte diesen aber gerne in Ihrem Ladengeschäft in Augenschein nehmen, bezahlen und sofort mitnehmen? Mit Pickware POS kein Problem. Pickware erweitert den Kaufprozess in Shopware um die Möglichkeit, bei der Abholung der Ware in Bar zu bezahlen. Bisher war dieser Prozess mit viel Aufwand verbunden. Jetzt sehen Sie die Order inklusive aller Stammdaten auf Ihrer Kasse. Sie sehen sofort welche Artikel der Kunde bestellt hat und auch, ob der Einkauf bereits im Onlineshop bezahlt wurde oder ob eine Bezahlung vor Ort erfolgen soll.

Genauso ist es mithilfe von Pickware nun einfacher, einen Kunden am POS den Versand nach Hause anzubieten. Anstatt die Bestellung schriftlich aufzunehmen und später in den Shop einzupflegen, können Sie mithilfe von Pickware POS direkt alle Daten in Shopware aufnehmen. Die Bestellung findet sich in Ihrem gewohnten Versandprozess.

Pickware als mobiler Scanner

Neben der Möglichkeit, Pickware als Kassensystem einzusetzen, haben Sie auch die Möglichkeit, mithilfe der mobilen Scanner Ihre Prozesse im Lager zu optimieren.

Und das Beste daran, alle Bestellungen werden automatisch aus Shopware übertragen. Sobald Sie eine Order über das iPhone abschließen, landet die Info automatisch in Shopware und markiert diese auch im Shop als abgeschlossen. Der Kunde erhält anschließend wie gewohnt seine Email mit allen Infos.

Mithilfe eines iPhone,  einem Aufsatz für mobile Scanner und der dazugehörigen Pickware App, können Sie Ihre Bestellungen abwickeln oder eine Inventur durchführen. Die Pickware App listet alle offenen Bestellungen in Ihrem Online Shop auf und ermöglicht es Ihnen, diese über das iPhone mithilfe eines Scanners abzuwickeln. So lassen sich Fehler minimieren und Prozesse standardisieren. Das iPhone zeigt auf dem Bildschirm die entsprechenden Artikel je Order an und mithilfe des Scanners wird dafür gesorgt, dass keine falschen Artikel im Paket landen. Nach erfolgreichem Scan der Artikel wird die Order automatisch in Shopware abgeschlossen, Lieferschein- und Rechnung automatisch gedruckt und das Versand Label für die Logistik erstellt.

Damit müssen Sie sich nicht mehr in Shopware einloggen und irgendwelche Schritte manuell vornehmen, sondern jeder Mitarbeiter kann seine Orders bequem über das iPhone abarbeiten.

Daneben lässt sich mithilfe der iPhones und dem Scanner auch eine Inventur durchführen. Sobald alle EAN Codes in Shopware hinterlegt wurden, läuft die Inventur problemlos über das iPhone ab. Nach Scan des entsprechenden Artikels, landen alle Daten sofort in Shopware und können in der Folge als CSV exportiert werden oder dabei helfen, die Lagerbestände auf den richtigen Stand zu bringen. Gerade bei mehreren Tausend Artikeln im Sortiment, ist die Inventur per Scanner um einiges schneller und sofort ordentlich in einer CSV aufbereitet.

Pickware ohne Scanner oder Kassensystem

Auch ohne den Einsatz der mobilen Scanner oder des Kassensystems kann Pickware Shopbetreiber bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen. 

  • Erfassung der Marge je Artikel durch Erfassung des Einkaufspreises
  • Verwaltung zusätzlicher Lager oder Filialen
  • Erfassung von Lieferanten und Überwachung des Bestellwesens
  • Untersützung im Bestellwesen, durch eine bessere Auswertung der historischen Verkäufe
  • Erweiterbarkeit um exklusive Pickware Module
  • Funktionen einer WaWi, ohne dafür separate Software zu benötigen

Vielen Shopbetreibern, die Shopware einsetzen, gehen die internen Statistiken und Daten in der Auswertung Ihres Onlineshops nicht weit genug. Pickware hilft z.B. mit der Möglichkeit, Einkaufspreise je Artikel zu erfassen und so direkt am Artikel die Marge je Kundengruppe einsehen zu können. Bisher musste diese Info über externe Systeme gepflegt oder errechnet werden, durch Pickware steht die Info jederzeit direkt in Shopware zur Verfügung.

Weiterhin kann durch die Erfassung von Lieferanten und die Zuordnung von Artikeln je Lieferant, direkt über Shopware ein Bestellwesen organisiert werden. Je Artikel lässt sich ein Mindestbestand pflegen und Pickware bereitet die historischen Verkäufe je Artikel grafisch auf. Erreicht dann ein Artikel den Mindestbestand, kann über das Shopware Backend ein Lieferschein mit den entsprechenden Artikeln zu dem dazugehörigen Lieferanten generiert werden. So hilft Pickware auch ohne den Einsatz der zusätzlichen Hardware den Arbeitsalltag eines Onlinehändlers zu erleichtern, da der Einsatzbereich einer externen WaWi durch Funktionen im Shopware Backend erfüllt wird. 

Ist Pickware GoBD konform?

Eine der Fragen, die wir regelmäßig von Kunden erhalten, die Pickware als Kassensystem einsetzen wollen, ist die Frage, ob Pickware GoBD konform ist. Die neuen Regularien gelten seit 2017 und werden sich auch in der Zukunft noch weiter verschärfen.

Pickware legt großen Wert darauf, dass ihr System GoBD konform ist und von Shopbetreibern als Kassensystem im stationären Bereich eingesetzt werden kann. Durch die Speicherung der Daten in der Shopware Datenbank, sind die Datensätze jederzeit wieder abrufbar, gleichzeitig aber vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt. Und mit der separaten DATEV Schnittstelle von Pickware ist jeder Pickware POS Nutzer auf der sicheren Seite. Mithilfe des Plugins können die Kassendaten einmal täglich an DATEV geschickt werden, um sie dort speichern zu lassen. Mit Einsatz des zusätzlichen DATEV Plugins müssen sich Shopbetreiber, die über die Verwendung von Pickware POS Gedanken machen, keine Sorgen machen, dass sie nicht den aktuellen Regularien entsprechen. 

Lassen sich über Pickware Barcodes generieren?

Eine der wichtigsten Hürden, um Pickware POS oder Pickware Mobile sinnvoll im Alltag einsetzen zu können, ist die Verfügbarkeit von Barcodes auf allen Produkten. Oftmals gibt es Hersteller, die auf ihren Produkten keine Barcodes zur Verfügung stellen und damit das Einscannen des Artikels an der Kasse unmöglich machen. Genauso werden Barcodes benötigt, um mithilfe von Pickware Mobile die Abläufe im Lager zu steuern.

Als ERP System für Shopware bringt Pickware die Möglichkeit, eigene Barcodes zu generieren und als Label zu drucken. So hat man die Wahl, sich eine fest Liste mit Labeln auszudrucken und z.B. an der Kasse zu platzieren, oder aber jeden Artikel mit eigenen Barcodes zu versehen. Beide Systeme haben ihre Vor- und Nachteile und bieten sich je nach eigener Situation unterschiedlich gut an. Mit Pickware haben Sie die Wahl, wie Sie in Zukunft verfahren möchten. Das aus Shopware bekannte Feld zur Eingabe der Artikelnummer, kann mithilfe von Pickware automatisch in einen Barcode umgewandelt werden. So haben Sie die völlige Kontrolle über Ihre Barcodes und können in einem von Ihnen gewünschten Schema eigene Barcodes erstellen und Ihre Produkte labeln. 

Damit hilft Ihnen Pickware dabei, Ihren Bestand auf einfache Art und Weise mit eigenen Barcodes zu versehen, ohne auf teure und zusätzliche Soft- und Hardware zurückgreifen zu müssen. 

Positive Folgen durch den Einsatz von Pickware

Im ersten Abschnitt lässt sich festhalten, dass Pickware auf einfache Art und Weise Shopware um viele sinnige Funktionen und Möglichkeiten erweitert. Dabei arbeitet das System jederzeit auf der Original Datenbasis von Shopware, ohne Drittsysteme zu benötigen.

Damit ergeben sich je nachdem, in welchem Umfang Pickware zum Einsatz kommt, unterschiedliche positive Folgen für das jeweilige Projekt. Entsprechend unserer bisherigen Abschnitte können das z.B. folgende sein

  • Sofort einsatzbereit durch die Installation über Pickware
  • Erweiterung der bisherigen Informationen innerhalb von Shopware
  • Unkomplizierter Einsatz als Kassensystem
  • Unkomplizierter Einsatz im Versand und Standardisierung der Prozesse
  • Verwaltung von Wareneingang und Ausgang
  • Inventur mithilfe der Stammdaten und Produkte aus Shopware

Für uns hat sich besonders die Integration ins Shopware Backend als eines der wichtigsten Kriterien bezahlt gemacht. So wird viel Zeit gespart, entweder Daten in einem zweiten System parallel pflegen zu müssen oder per Schnittstelle in ein zweites System zu übertragen, dass wiederum vielleicht nicht alle Daten verarbeiten kann. 

So profitiert man nicht nur von einem neuen Kassensystem oder einem Scanner-System für das Lager, sondern auch von der Anreicherung der Daten mit zusätzlichen Feldern im Shopware Backend. Das hilft dabei, den Onlineshop besser auswerten und steuern zu können. 

  • Felder bauen 1:1 auf Shopware auf, so entstehen keine Fehler bei der Übergabe in ein Drittsystem
  • Gewohntes Backend und Funktionalität für Mitarbeiter
  • Kosten- und Zeitersparnis bei der Implementierung
  • Für Einzelhändler die ideale Verknüpfung zwischen online und stationär

Warum sollte ein ERP/WaWi eingesetzt werden?

Unabhängig von Pickware sprechen viele Faktoren dafür, im E-Commerce ab einer gewissen Projektgröße auf ein ERP System zurückzugreifen. Oftmals ist es bei einem Sortiment, dass mehrere 1.000 Artikel umfasst, irgendwann sehr schwierig festzustellen, welche Artikel sich wirklich gut verkaufen und welche Ladenhüter sind. Für die Top Produkte klappt das meist noch, die zweite Reihe hat man aber schon nicht mehr im Blick. Bestellungen erfolgen aus dem Bauch heraus, ohne auf aussagekräftige Daten zurückzugreifen. Kennen Sie das, wenn die Ware im Lager auf einmal ausverkauft ist, wohingegen andere Produkte schon seit Monaten wichtige Kapazitäten besetzen? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen Unternehmern, welche ihre Ware nach Gefühl einkaufen!

Je größer die Produktvielfalt im Lager ist, desto schwieriger gestaltet sich das Bestandsmanagement. Hierbei muss darauf geachtet werden, die jeweiligen Artikel rechtzeitig und in geeigneter Menge zu bestellen. Dabei passiert es nicht selten, dass man die Menge der benötigten Ware falsch einschätzt und diese wichtige Lagerkapazitäten besetzt. Auch könnte die Knappheit der Ware zu spät erkannt werden, wodurch man riskiert, die Bestellungen der Kunden nicht wahrnehmen zu können. Da der Kunde von heute nicht mehr bereit ist, länger als 3 Tage auf sein Produkt zu warten, kauft er womöglich bei der Konkurrenz und Sie verlieren Geld!

Um dieses Szenario zu vermeiden, bietet sich die Benutzung eines ERP oder Warenwirtschaftssystems an. Dieses übernimmt das Bestandsmanagement, sodass Sie den Überblick über Warenein- und Ausgänge sowohl im stationären, als auch im online Handel behalten. Außerdem werden Sie bei niedrigem Bestand benachrichtigt und können sogar Ihre Bestellvorgänge automatisieren. Des Weiteren sind die gängigen ERP Systeme in der Lage, Produkte und die Mengen saisonabhängig zu empfehlen, wodurch Sie Kosten einsparen und unter Umständen einer Verknappung der jeweiligen Produkte vorbeugen.  

Welche positiven Effekte entstehen durch den Einsatz eines ERP?

Neben den bereits benannten Vorteilen, bieten sich weitere beachtenswerte Einsatzmöglichkeiten und positive Effekte.

Im Idealfall stellt ein ERP System keine Hürde dar, sondern nimmt Ihnen Arbeit an. Prozesse werden automatisiert und standardisiert. Sie kennen zu jedem Zeitpunkt Ihre Warenbestände im Lager und sind können sofort einschätzen, wie viel Kapital Sie gebunden haben. Außerdem verfügen Sie über eine Protokollierung aller Warenbewegungen, können mehrere Lager oder Filialen verwalten und die Absätze an allen Kanälen im Blick behalten

Ein gutes ERP System hilft Ihnen im Bestellwesen. Sie können Ihre Lieferanten verwalten und über das System Bestellungen für einzelne Lieferanten generieren. So sparen Sie auch an dieser Stelle Zeit, die Sie normalerweise mit händischen Prozessen zubringen mussten. 

Pickware gegenüber anderen Systemen

An dieser Stelle möchten wir Pickware ganz generell mit verschiedenen Lösungen und Lösungsansätzen vergleichen, wobei jeder seine eigenen Vorteile und Nachteile bietet und jeder seine Daseinsberechtigung hat.

JTL WaWi und Shop

Die Lösung von JTL vereint Warenwirtschaftssystem mit einem Onlineshop. JTL WaWi kann unabhängig vom Shopsystem eingesetzt werden und ist z.B. eine populäre Lösung im Zusammenspiel mit Shopware. So stellt Shopware den Onlineshop, dass gesamte Management erfolgt jedoch über die JTL WaWi. Über JTL können alle Funktionen abegildet werden, die sich auch über Pickware abbilden lassen. An JTL lassen sich weitere Marktplätze anbinden und es existiert eine Lösung für ein Kassensystem. JTL lebt von seiner Vielzahl an Möglichkeiten, dass System an den eigenen Bedarf anzupassen. Zusätzlich kann die Grundversion der JTL WaWi kostenlos betrieben werden. 

Im Gegensatz zu Pickware ist jedoch die Bereitstellung des Systems aufwändiger. Soll JTL auf mehr als einem Arbeitsplatz genutzt werden, wird ein physischer Server am Standort des Unternehmens benötigt, um JTL im Netzwerk auf den entsprechenden Rechnern zur Verfügung zu stellen. Wo Pickware komplett in Shopware integriert ist und flexibel an jedem Ort über den Browser aufgerufen werden kann, benötigt JTL eine Installation auf dem entsprechenden Rechner und die Datenbank muss über einen separaten Server bereitgestellt werden.

Afterbuy

Afterbuy läuft als sogenanntes SAAS (Software-as-a-Service) Modell. Das heißt, für die Nutzung der Software muss je nach Umfang eine monatliche Grundgebühr gezahlt werden. Wie JTL auch, lässt sich Afterbuy mit Shopware verbinden und so die Aufgaben von Pickware übernehmen. In Afterbuy lassen sich alle Artikel verwalten und weitere Marktplätze wie Ebay und Amazon anbinden. 

Im Gegensatz zu JTL oder Pickware geht Afterbuy in der Steuerung allerdings nicht so weit wie die beiden anderen Anbieter. Lösungen für Scanner oder Kassensysteme stehen für Afterbuy nicht zu Verfügung, der Fokus liegt komplett auf dem Verkauf im Internet. Ebenfalls steigen die Preise mit der Anzahl der verarbeiteten Aufträge. Es gibt also keinen monatlichen Fixbetrag oder einmalige Anschaffungskosten, sondern die Kosten für die Nutzung wachsen mit der Anzahl der Aufträge.

Der Vorteil von Afterbuy ist die Verfügbarkeit über den Browser. Wie bei Shopware wird keine separate lokale Installation benötigt, sondern das System ist komplett über das Internet abruf- und bedienbar. Damit lässt sich ohne viel Aufwand von verschiedenen Arbeitsplätzen oder Mitarbeitern mit Afterbuy arbeiten.

Abschluss

Im Vergleich mit anderen Anbietern bietet jedes System seine Vorteile. Für Pickware spricht die 100%ige Integration in Shopware und der Wegfall von Schnittstelle und Datenübergabe. Dagegen ist JTL in der Konfiguration flexibler. Je nach Projekt macht so eine andere Konstelation der eingesetzten Systeme Sinn.

Kosten von Pickware

Pickware ist seit Sopware 5.2 kostenlos Bestandteil von Shopware Professional. Das heißt, wurde Shopware Professional bereits in der Vergangenheit gekauft oder ist für das geplante Projekt sowieso relevant, entstehen keine weiteren Kosten für die Bereitstellung von Pickware. Damit stehen kostenlos alle Funktionen von Pickware ERP sofort in Shopware zur Verfügung und es gibt keine weiteren monatlichen Kosten.

Prozesse wie das Bestellwesen, Anbindung von Lieferanten, verschiedene Lager und viele weitere Funktionen stehen mit Shopware Professional zur Verfügung.

Ist der Einsatz von Pickware Mobile geplant, braucht es ein iPhone, eine Hülle in die der Scanner integriert ist und eine monatliche Pickware Mobile Lizenz. Der Scanner für ein Gerät kostet einmalig ca. 500€ und die monatlichen Kosten für ein Gerät liegen bei ca. 130€. Je nachdem wie viele weitere Pickware Mobile Lizenzen gebraucht werden, sinkt der monatliche Preis je Lizenz unter 100€. 

Für Pickware POS wird von Pickware die Nutzung der Hardware aus dem eigenen Onlineshop empfohlen. nur für diese kann Support gegeben werden, sollte es Probleme mit der Nutzung der Hardware geben. Die Kosten für das Set liegen bei ca. 800€, sowie die Kosten für ein iPad. Pickware POS kann aktuell nur über ein iPad betrieben werden, welches separat gekauft werden muss. Dazu entstehen monatliche Kosten von ca. 80€ für die Nutzung von Pickware POS.

Das heißt, je nach geplantem Umfang, kann Pickware entweder kostenlos betrieben werden, oder kostet für einen Pickware Mobile Scanner 130€ pro Monat oder für Pickware POS mit einer Kasse 80€ pro Monat.

Fragen zu Pickware oder Integration geplant?

Wir beraten Sie gerne bei Ihrer geplanten Implementierung von Pickware, führen diese für Sie durch oder bieten Schulungen für die Benutzung des Systems an

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