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Über Private Pier Industries
Private Pier Indusries GmbH (PPI) ist eine international agierenden Unternehmensgruppe mit mehreren internationalen Marken aus dem FMCG-Segment [FMCG: Fast Moving Consumer Goods sind Waren, die schnell in den Regalen rotieren bzw. Konsumgüter des täglichen Bedarfs wie Drogerieartikel; Anm. d. Red.].
Die Private Pier Industries GmbH wurde 2011 von den Werbern Stefan Hansen und Hendrick Melle gegründet. Ihre Ursprünge hat sie in der traditionsreichen, 1928 gegründeten Werbeagentur Dorland, die die beiden Unternehmer Ende der 80er Jahre übernahmen und mit der sie bis zu ihrer Auflösung 2016 namenhafte Marken wie Procter & Gamble, Lufthansa, EnBW und viele mehr betreuten und zeitweise zum internationalen Agenturnetzwerk Grey Global Group/WPP gehörten.
Die beiden PPI Gesellschafter Hansen und Melle haben schon zu ihren Agenturzeiten Erfahrungen mit extremem Wachstum gesammelt, während sie Dorland zum Erfolg führten. Mit ihren 25 Jahren Erfahrung im Markenaufbau gründeten sie schließlich ihre eigenen Brands unter dem Dach der heutigen PPI: Den Hundefutter-Anbieter Irish Pure, das Whiskey-Label Grace O’Malley Spirits sowie das Modelabel Lemanjá Fashion.
Die Umsätze haben sich seit der Gründung 2011, vervielfacht: Wurden im ersten Jahr 40 Tonnen Hundefutter produziert, so sind es heute 700 Tonnen.
Allein das derzeitige Branntweinsteuervolumen von Grace O’Malley Spirits liegt bei 138 Millionen Euro.
Aufgrund der Krise (Corona-Pandemie, Anm. d. Redaktion) war ein neues, stets aktuelles und zentral zugängliches System mit validen Geschäftszahlen notwendiger denn je.
Gerade in der Krise ist nichts schlimmer für eine Geschäftsführung, als im Blindflug Entscheidungen zu treffen.
Dank der engen Betreuung durch unseren Implementierungspartner, nxt gen digital GmbH (ehem. mediaagentur-in.berlin) und die Unterstützung durch den Projektmanager bei Haufe X360 als Hersteller konnten wir auch ohne persönliche Treffen alle Anforderungen umsetzen.
Unserem Wachstum steht also nichts mehr im Weg.
Wir haben mit Haufe X360 einen Partner gefunden, der mit uns mitwächst. Das großartige an Haufe X360 ist die Zusammenarbeit auf der einen Seite, aber auch, dass sie eine Marktlücke geschlossen und ein Produkt geschaffen haben, das Mittelständlern wie uns Wachstum ermöglicht.
Aufgrund der Corona-Pandemie fanden bis auf einen Termin, alle Abstimmungen und Schulungen im Rahmen des Projektes remote statt. Dies erforderte, aufgrund der teilweise sehr komplexen Prozesse, eine sehr enge Abstimmung zwischen allen Beteiligten.
Da die Private Pier Industries GmbH eine sehr agil agierende Unternehmensgruppe ist, veränderte sich im Laufe des Projektes auch das Firmenkonstrukt. So ging eine Firma in einer anderen auf während gleichzeitig eine neue Firma in Irland gegründet wurde, die in Zukunft die Abfüllung der eigenen Spirituosen übernimmt und gleichzeitig als Dienstleister für Drittunternehmen operiert.
Darüber hinaus wurde während der Projektphase der Fulfillment-Dienstleister gewechselt.
Durch die unterschiedlichen Standorte in Deutschland und Irland sowie die eigene Produktion von Alkohol ergaben sich eine Vielzahl von steuerrechtlichen Herausforderungen, die in Haufe X360 abgebildet werden mussten.
Insgesamt mussten viele, sehr unterschiedlichen Prozesse bei einem gleichzeitige hohen Automatisierungsgrad Rechnung getragen werden ohne dabei die Besonderheiten der einzelnen (Produktions-) Prozesse aus dem Auge zu verlieren. Das Alles musste konsolidiert und trotzdem klar abgegrenzt und nachvollziehbar auf einer gemeinsamen Plattform abgebildet werden.
Zum Start der Projektphase im Juni 2020 gingen wir mit Private Pier Industries in eine gemeinsame Projektphase.
Initial sollten 3 Firmen aus der Holding technisch in das ERP Haufe X360 überführt und entsprechende Schnittstellen zu den vorhandenen Absatzkanälen umgesetzt werden.
Relativ schnell kristallisierte sich auf Seiten von PPI, aufgrund der vollumfänglichen Buchhaltung in Haufe X360, der Wunsch heraus, die Firmen der Holding (zum damaligen Zeitpunkt 14 Gesellschaften) vollumfänglich im ERP abzubilden.
Dadurch änderte sich das Projektmanagement auf einen hybriden Ansatz. Gleichzeitig wuchs die Komplexität, da jetzt die Anforderung entstand, parallel zum deutschen Steuerrecht auch das irische Steuerrecht für damals 5 Ländergesellschaften abzubilden. Gleichzeitig musste den Anforderungen Rechnung getragen werden, dass ein Teil der Gesellschaften in Irland Rohalkohol handelte. Das heißt, als neue Herausforderung ergab sich die Abbildung der zollrechtlichen Darstellung von sog. underbond Szenarien.
Durch die gemeinsame Arbeit im Projekt Management-Tool von wrike und wöchentlichen Abstimmungen konnte jederzeit eine reibungslose Kommunikation zwischen nxt gen digital und den Stakeholdern auf Seiten von PPI sichergestellt werden.
Im Laufe des Jahres 2021 gründete PPI in Irland eine weitere Gesellschaft, um die eigenen Produkte im Bereich Whiskey und Gin auch selbst abfüllen zu können. Als neue Herausforderung ergab sich hieraus die Integration einer Produktionsanlage in den Prozess sowie die Abbildung des Blend-Prozesses im Bereich Whiskey. Aktuell wird hier eine weitere Abfüllanlage mit einer Kapazität von 1 Mio Flaschen/Jahr aufgebaut.
Bereits zum Januar 2021 wurden die ersten Gesellschaften prozessual und buchhalterisch in Haufe X360 abgebildet.
Parallel dazu wurden ca. 30.000 historische Belege in das ERP implementiert, um einen proof of concept gegen die damalige Buchhaltung in Datev darzustellen.
Im Laufe des Jahres 2021 erfolgte der Wechsel des Fulfillment-Dienstleisters auf ein eigenes Fulfillment mit der Steuerung durch eine etablierte Lagerverwaltungs-Software. Hierfür hat nxt gen digital die entsprechend benötigten Schnittstellen und die Anbindung an Haufe X360 umgesetzt.
Im Laufe des Jahres 2024 wird hier der Umzug des Lagers mit der Ablösung der Lagerverwaltungs-Software und damit der kompletten Integration aller Prozesse auf der Lagerebene in das ERP erfolgen.
Bis zum Sommer 2021 wurden alle Firmen der Holding in das ERP integriert. Die Buchhaltung, die bis dahin in Datev stattgefunden hatte, wurde komplett abgelöst und vollumfänglich in Haufe X360 abgebildet. Die entsprechend benötigten angepassten Finanzberichte wurden von der nxt gen digital GmbH entwickelt und zur Verfügung gestellt.
Während der Implementierungsphase hat die PPI-Gruppe, mit den Eigenprodukten ein teilweise exponentielles Wachstum verzeichnet. Gleichzeit hat sich die Struktur der Holding konstant verändert, so dass hier hohe Anforderungen für die kurzfristige Anpassung von Prozessen und die Entwicklung benötigter Customizations aufgrund sich ändernder Rahmenbedingungen bestanden und weiterhin bestehen.
Während des Onboardings der einzelnen Gesellschaften, gerade mit den Schwerpunkten Vertrieb und Produktion, hat nxt gen digital die Mitarbeiter:innen in Deutschland und Irland vor Ort begleitet.
Aktuell bildet PPI im ERP über 100.000 Verkaufsvorgänge/Jahr und damit über 1 Mio Buchungszeilen jährlich in Haufe X360 ab.
Über 75 Mitarbeiter:innen arbeiten in den verschiedenen Ländergesellschaften täglich im ERP Haufe X360.
Die nxt gen digital GmbH begleitet die PPI-Gruppe dauerhaft mit Support und im fortlaufendem Training, gerade auch für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und bei sich ändernden Prozessen. Darüber hinaus steht die nxt gen-Gruppe PPI dauerhaft mit seiner Expertise in den Bereichen change management und change strategy zur Verfügung und ist hier in einem konstanten Austausch mit den Verantwortlichen.
Besonders hervorzuheben ist die ausgezeichnete Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen und Mitarbeiter:innen auf Seiten von Private Pier Industries und die Bereitschaft, sich aktiv immer wieder einzubringen.
