Haufe X360, Anlage von Kunden und Stammdatenverwaltung.
die Verwaltung der Kunden folgt auch hier wieder der gleichen Tabellenansicht wie die anderen Stellen am System das heißt ich habe klassischen Tabelle die ich suchen filtern und sortieren kann und Kunden finden sich im Bereich Debitoren hier unter Stammdaten gibt es vom Kunden und dann kommt man zu dieser Tabellenansicht das Besondere an den Kunden zum Beispiel im Gegensatz zu Artikeln es gibt aber auch in anderen Bereichen beim Lieferanten beim Auftrag und so weiter ist dieses side-panel hier was direkt bestimmte weitere Dokumente verknüpft zum Beispiel habe ich hier den Kunden Minnie Maus markiert und Minimaus wird dann quasi als Kunde herangezogen hier in diesem zeitpanel Informationen zu laden was ich jetzt hier im Grunde angezeigt bekomme ist als kurzansicht Lieferung die ist in der Vergangenheit zu diesem Kunden gab ich kann mir Angebote und Kunden Aufträge angucken die für diesen Kunden gemacht wurden Rechnungen Zahlungen kundenaktivitäten also all diese Themen sind jetzt über den Kunden verlinkt indem ich den Kunden jetzt hier auf der Zeile ausgewählt habe also dadurch wird die Information entsprechend befüllt wenn ich jetzt auf den anderen Kunden wechseln würde lädt das Ganze neu für den Kunden gibt’s jetzt hier nichts also dieses von teilweise auch an anderen Stellen im System dann schauen wir einmal hier in den Kunden rein wie sieht die Maske dann am nächsten Schritt aus ich hier oben meine Kundennummer wieder mein Status des Kunden in dem Fall gibt es aktiv vorläufig Kreditsperre einmalig inaktiv das heißt ich kann Kunden auf inaktiv setzen damit die zum Beispiel nicht mehr genutzt werden können oder auf Kreditsperre wenn der Kunde nicht mehr einkaufen darf also solche Themen kann ich hier markieren ansonsten gibt es auch wieder eine Klasse in dem Fall die kundenklasse aus der werden wieder Standard Informationen vorgefüllt in den meisten Fällen arbeiten wir auch mit standardkunden klassenland also für Kunden jetzt in unserem Fall dann aus Deutschland EU oder eucci EU sind dann alle B2B Kunden aus dem europäischen Ausland und Drittland dann klassisch Export dann in dem Fall haben wir eine Checkbox Edi Kunden es gibt zum Standard nicht auch hier wieder Möglichkeit customization zu bauen um zum Beispiel den Screen um neue Funktionalitäten zu erweitern das ist jetzt eine Extension für einen Kundenprojekt dann können wir mal zum ersten Reiter allgemeinen ich habe den Kontonamen es kann jetzt im Grunde der Firmenname sein oder der Personenname Umsatzsteuer IDM und dann den Kurznamen hier drunter und auf der rechten Seite noch mal den primären Kontakt wenn ich möchte also einfach Personen Daten die ich hinterlegen kann und dann die Adressdaten Straße Postleitzahl Hausnummer und so weiter teilweise auch hier wieder mehr Felder zum Standard anschriftzeile 3 gibt’s im Standard nicht gelernt Rechnungsanschrift zum Standard nicht auch wieder customization von uns und dann kann ich hier auch normale Adresse Daten hinterlegen Telefon E-Mail und so weiter für zusätzliche Informationen und soweit zum Standard hier vorne im nächsten Schritt habe ich dann die Finanzen das heißt ich kann sagen welche Zahlungsbedingungen hat der Kunde klassisch anlegbar und und verwaltbar alle möglichen Konstellationen die es gibt dann kann ich jetzt hier so ein paar finanztechnische Sachen mal sage möchte ich das Zahlung automatisch zugeordnet werden können im Online-Banking möchte ich das Ausbuchung erlaubt werden sollen jetzt hier z.B mein DATEV exportkonto also wenn ich da Export mache soll dann dieser Kunde statt auf dieser Kundennummer 1 2 3 4 und so weiter auf ein anderes Export Konto gehen welche welche Währung ist der Kunde aktiv und auf welchem wechselkursystem arbeiten wir das dann aber Standards automatisch befüllt werden dann am Finanzbereich kann ich auf der rechten Seite sagen ob der Kunde eine überprüfungsmethode also im Kreditbereich haben soll also intern heißt ich kann zum Beispiel sagen Standard möchte ich dass der Kunde einen kreditlement hat und dann Kredit Limit sind 10.000 Euro und dann sehe ich jetzt in dem Fall hier dass der Kunde offene Aufträge an Höhe von 540.000 ungefähr hat und fallen verfügbares Limit er ungefähr Minus 531000 ist also relativ weit über seinem Kredit Limit sich befindet was dann passiert ist dass ich im bei der Anlage eines Auftrags darauf hingewiesen werde dass der Kunde sich über seinem Kredit Limit befindet und je nach je nach Rollen und rechte Management kann dann der Mitarbeiter den Kunden oder den Auftrag auch nicht weiterführen in den nächsten Schritt sondern das müsste dann erst wieder durch eine andere Abteilung erfolgen das rechte Managements ob das einfach nur ein Hinweis ist wenn ich dann wegklicken kann oder ich dann auch im Prozess nicht weitergehen kann punktabrechnung habe ich die Rechnungsadresse und dann nochmal die Daten des Rechnungsempfängers im Standard werden die Daten von hier vorne aus der Konto Adresse übernommen außer ich klicke auf die Checkbox überschreiben dann kann ich auf dieser Felder Abfall abweichen befüllen ansonsten von vorne hier genau das gleiche [Musik] ich könnte wenn ich einen Firmen Zusammenhang habe könnte ich jemanden Konto arbeiten also mit einer zweiten Firma die dann dazu gehört über die Suche werden jetzt einfach die anderen Kunden angezeigt und dann könnt ihr schauen mit den zu arbeiten dann habe ich noch die E-Mail Druckeinstellungen möchte zum Beispiel das Rechnung per Mail versendet werden sollen die Mahnung per E-Mail versendet werden also das kann ich jetzt hier wieder Kunden individuell steuern und den Bereich Abrechnung hinterlegen versandt dann im Grunde wie Abrechnung nur mit der Lieferadresse auch hier wieder gleich das Schema ich kann auch überschreiben klicken dann sind die Felder zu überarbeiten ansonsten werden die Informationen von vorne übernommen wichtig jetzt hier die steuerzone die leitet sich im Standard aus der kundenklasse ab da ich das wie in der Kunde Klasse erinnern sind es auch unsere steuerzone erstmalig je nachdem würde jetzt hier bei einer anderen kundenklasse auch eine andere steuerzone befüllt werden ich muss aber nicht auf die Art und Weise arbeiten ich könnte jetzt auch hier die steuerzone noch mal individuell verändern aber in den meisten Fällen klappt die Ableitung aus der kundenklasse ganz gut so dass es dann korrekt ist
dann Kunde kann je nach Setup das Systems verschiedene Standorte haben jetzt in dem Fall ist es aktiviert das heißt über das Plus kann ich jetzt eine neue Standorte hinzufügen Standorte sind einfach eine Erweiterung der abweichenden Lieferadresse also Versand habe ich jetzt mal standardmäßig eine aber ich Lieferadresse über Standorte kann ich im Grunde beliebig viele abweichende Lieferadresse hinzufügen die dann auch wieder einen Daten haben können Standard wird dann hier aber nur Hauptstandort angezeigt aber über das Plus kann ich jetzt neu hinzufügen und da auch dann beliebig viele abweichende Lieferadresse also im Grunde Standorte hinterlegen Zahlungsmethoden sind die Zahlungsmethoden die grundsätzlich hier die ich jetzt bei dem Kunden hinterlegt haben möchte ich kann sie hier hinzufügen muss ich aber nicht ich kann auch einfach so bei einem Auftrag aus den Zahlungsmethoden wählen aber ich kann mir eine voreingestellte Zahlungsmethode zum Beispiel geben das heißt wenn ich einen neuen Auftrag anlege dann wird dieser Kunde jetzt mit der Zahlungsmethode seebar über erstmal angelegt wie gesagt ansonsten kann ich das aber auch Auftrag immer noch beliebig wechseln
Kontakte sind so wie Standorte verlinkte Tabelle das heißt ich kann jetzt hier wieder beliebig viele Kontakte hinzufügen also einfach andere Ansprechpartner dieser gleichen Firma also wir haben ja Micky Maus als Standard also standardkontakt der wird jetzt ja wieder von vorne gezogen aus dem Premieren Kontakt und dann automatisch hier in die Kontakte reingezogen und wir müssen in dem Fall aber auch als hier vor Donald erklären scheint das heißt der wurde jetzt ja zusätzlicher Kontakte zugefügt und dann stehen wir beide zur Verfügung und ich könnte jetzt diese Kontakte auch zum Beispiel wieder nutzen mal Kommunikation darauf zurück zu greifen
Verkäufer wie eine Verknüpfung wenn ich mit einer professionierung arbeite das heißt ich kann jetzt hier im Grunde ein Verkäufer hinzufügen wenn ich einen habe und dieser Verkäufer wird dann auf dem Kunden Minimaus jetzt in dem Fall mit einer bestimmten Verkaufsprovision belegt das heißt immer wenn ich jetzt in Zukunft für diesen Kunden einen neuen Auftrag anlege wird diese Person als Verkäufer mitgezogen und wird dann mit 10 % Provision erstmal grundsätzlich hinterlegt zusätzlich müsste ich aber für eine Provisionierung auch noch die Artikel als provisionspflichtig markieren das heißt es sind zwei Schritte dann kann ich dann zum Beispiel auch sowas wie Versandkosten von der Provisionierung ausnehmen und ich kann die Verknüpfung hier machen ich kann es aber auch einem separaten provisionsmodul machen beides für zum gleichen Ergebnis der Kunde kann auch wieder Eigenschaften haben so wie zum Beispiel auch der Artikel Eigenschaften können wieder vom Typ Text sein zum Beispiel können vom jobcen sein konform sein also das hier lässt sich beliebig erweitern und auch für eigene Informationen nutzen Aktivitäten werden befüllt wenn ich zum Beispiel das CRM benutze wenn ich über das CRM Mails an Kunden sende so wie jetzt hier dann wird hier die Kommunikation abgelegt ich kann ein eigenes manuell erstellen ich kann die E-Mail erstellen Aktivität oder Aufgaben Aufgaben werden zum Beispiel Reminder an mich selber wenn ich sage ich möchte das finden
dann keine Aktivität oder unter dem Bereich Aktivitäten eine Aufgabe sein Kunden noch mal zu kontaktieren und die terminieren Aufgabe kann aber auch anderen Abteilungen oder anderen Personen zugewiesen werden wenn die z.B an diesem Kunden jetzt irgendwas unternehmen sollen dann haben wir wieder die Hauptbuch konnte sich standardbuchungskonten die mit diesem Kunden verknüpft sind die ziehen sich wieder aus der kundenklasse und werden dann automatisch befüllt und bei versenden und drucken könnte ich jetzt für diesen Kunden noch abweichen Dokumente hinterlegen und zum Beispiel sagen dass ich für die dunning Mail also für dein für die Mahnung einen eigenes Dokument benutzen möchte abweichen von dem Standard also was lässt sich je Kunde auch noch mal steuern und überschreiben welche Dokumentation
zusätzlich haben wir jetzt hier noch den Tab Abrechnung von Dienstleistungen das heißt wenn ich jetzt hier am Service-Modul nutzen würde dann könnte ich auch hier wieder Einträge hinzufügen in dem Fall gibt es jetzt hier nichts bei dem Kunden deswegen ist das leer aber kommt im Grunde aus dem Bereich Service Management
auch hier ist im Grunde die Logik identisch zum Beispiel zum Artikel zu sales order Lieferschein und Rechnung es gibt hier oben dieses kopiermodul das heißt ich kann auch kopieren gehen und dann wird mir dieser gesamte Datensatz kopieren wenn ich jetzt einen neuen Kunden anlegen möchte und danach kann ich dann plus erstmal einen neuen leeren Datensatz erzeugen jetzt in unserem Fall steht hier nicht Auto drin das heißt wir haben keine autonummerierung an sondern ich muss meine neue Kundennummer selber vergeben die ich mir jetzt aussehen kann raus und gehe danach auf einfügen und jetzt wird mir dieser Kunde befüllt erstmal wieder mit den gleichen Daten wie jetzt auch schon von dem anderen Kunden das kann ich jetzt hier wieder umschreiben und zusätzlich mit anderen Informationen hier befüllen wenn ich das möchte ich auch schon den roten Hinweis dass bei Finanzen etwas falsch ist WoT heißt da würde mich jetzt am speichern hindern und zwar hier im DATEV Export Konto und wenn ich mit der Maus über das Feld gehe dann sehe ich auch ähm das starte Export Konto muss genau sieben Ziffern bestellen damit ja 1 2 3 4 5 7 also verlängere ich das ganze jetzt einfach mal das wird das Problem lösen damit geht das weg und eine allgemein haben wir noch einen gelbes Ausrufezeichen Geld bedeutet immer ist ein Hinweis ist aber keiner keine Hinderung wie die roten Hinweise besteht jetzt im Grunde auch wieder bei Maus oder drüber Einwilligung zu Verarbeitung von personenbezogenen Daten wurden nicht erteilt oder das abgelaufen ist und Standard dass ich das ja anhaken muss dass der Kunde mir das erteilt hat und noch zu welchem Datum ist das kann ich ja das ganze wieder speichern und habe im Grunde einen neuen Kunden bekommen genau das gleiche könnte ich jetzt auch mit plus machen dann bekomme ich einfach einen leeren Datensatz wenn ich jetzt nicht kopiere geht wieder eine Kundennummer ab jetzt habe ich im Grunde meinen Kunden ich brauche einen Kontonamen der darf nicht leer sein
und wenn man noch andere Pflichtfelder fehlen dann meckert das System mit mir und zeigt auch an wo die Fehler herkommen also aus dem Punkt allgemein und den Punkt Abrechnung bei allgemein ist es so dass die E-Mail-Adresse jetzt hier bei uns einen pflichtfeldes die E-Mail-Adresse ist ein Pflicht verliert in dem Fall weil wir im Bereich Abrechnung gesagt haben wir wollen die Mahnung per Mail versenden wenn ich die Checkbox rausnehmen würde dann wäre die E-Mail-Adresse auch kein Pflichtfeld mehr aber jetzt kann ich das Speichern weil ich eine E-Mail-Adresse hinterlegt habe und bekommen wir allgemein wieder den gelben Hinweis den ich jetzt einfach ignoriere und habe jetzt im Grunde einen Kunden bekommen was ich auch machen kann da ist jetzt nachträglich noch die kundenklasse zu wechseln dann frag mich das System ob ich das wirklich machen möchte was ich damit jetzt dann auch automatisiert ändert ist im Bereich Versand dass ich meine steuerzone jetzt auf Drittland geändert hat das mit dem Wechsel der kundenklasse genauso wie zum Beispiel meine Hauptbuch konnten mit dem wechselkundenklasse werden also alle Automatisierung aus dieser kundenklasse wieder angewandt muss man also bedenken dass dann bestimmte Dinge die man möglicherweise händisch eingestellt hat wieder überschrieben werden wenn man die kundenklasse wechselt das mal soweit zur Anlage eines Kunden
